Herramientas de productividad que utilizan los profesionales

Para quienes no están acostumbrados al teletrabajo, se les hace cuesta arriba mantener unas rutinas y lo más importante, no procrastinar.

He querido preguntar a profesionales de diferentes sectores cuales son las herramientas que utilizan para ser productivos, hace unos días escribí un artículo en el que comento las herramientas que existen y algunas de las que yo utilizo en mi día a día.

Índice de contenidos

Alfredo Vela:

¿Qué herramientas de productividad utilizas?

Las herramientas de productividad dependen mucho del trabajo que realice cada uno, en mi caso están muy orientadas a la formación, marketing digital y orientación laboral y profesional.

Una de las herramientas que más utilizo es Microsoft Word, para crear contenidos, para preparar presupuestos, escribir libros, … de la familia Office también uso Excel para presupuestos, análisis de datos y estadísticas, PowerPoint para realizar presentaciones y propuestas a clientes, y OneDrive como cuaderno de trabajo.

Evidentemente, utilizo muchas herramientas de comunicación, como el correo electrónico, Skype, Teams, Zoom, GoToMeeting y otras herramientas para videoconferencias, reuniones y webinars, y también WhatsApp y redes sociales para interaccionar con otras personas y empresas, en público y en privado.

Otro recurso que utilizo mucho es el almacenamiento en la nube, Drive, OneDrive y Dropbox, son algunos de los que utilizo, tanto para hacer copias de seguridad, como para compartir grandes volúmenes de datos o trabajar con documentos colaborativos.

Por último, también utilizo mucho Moodle para formación online, Camtasia para crear tutoriales y edición de vídeo, y Adobe Spark, Piktochart, Canva e Ilustrator para trabajar con imágenes y crear infografías.

Cada profesional tendrá que encontrar las herramientas que mejor se adapten a sus necesidades.

¿Cómo han mejorado tu trabajo?

Muchas de estas herramientas permiten hacer una mejor gestión del tiempo, ya que ahorran muchos gastos de viajes y alojamientos, y el tiempo que se pierde en los mismos.

Otra mejora que he observado es que partes de mi trabajo que antes tenía que subcontratar porque no tenía medios para hacerlo, ahora las puedo realizar por mis propios medios.

Por ejemplo, ahora soy capaz de crear todos los elementos de un curso online, que antes no podía realizar.

¿Qué recomendarías a quienes empiezan a teletrabajar?

Algunos de los consejos para aquellas personas que comienzan su andadura en el teletrabajo podrían ser:

  • Establece horarios y rutinas como si estuvieras en un “puesto de trabajo tradicional”.
  • Aprende a gestionar el tiempo y evita distractores innecesarios.
  • Dispón de los medios técnicos necesarios, hardware y software que cubran tus necesidades de trabajo.
  • Aprende a manejar los medios con destreza, de lo contrario no obtendrás todo su rendimiento.
  • Ten un sitio de trabajo adecuado y bien organizado.
  • Cuida mucho la seguridad de tus equipos y comunicaciones.
  • Aprende a trabajar con equipos virtuales de trabajo.
  • Fórmate constantemente sobre nuevas herramientas que puedas necesitar.

Arturo Macías Fernández:

¿Qué herramientas de productividad utilizas?

– Slack como herramienta de comunicación y gestión de proyectos. Tengo creados varios espacios de trabajo para cada uno de los proyectos importantes que tengo en marcha. Lo uso continuamente y me parece una herramienta fundamental para organizar todas mis comunicaciones.

– Trello como herramienta de gestión de tareas. Algo parecido al caso anterior, uso un panel para cada proyecto y otro interno para las tareas administrativas o propias de Quality Devs.

– ShiftApp: herramienta que me permite trabajar en una app nativa de Mac con todas las herramientas de productividad juntas, GSuite, diferentes workpaces de Slack, Whatsapp, etc… Me permite no tener abiertas tantas pestañas en el navegador y además me permite buscar sobre todas las apps simultáneamente.

Pomodoro timer para mejorar la concentración y hacer focus en las tareas importantes (técnica pomodoro de productividad)

He probado muchas herramientas de este tipo, pero concretamente estas que te he puesto han resultado las más efectivas para mi.

¿Cómo han mejorado tu productividad?

En general lo que me permiten es ganar en eficiencia y favorecen mi concentración. Además me permiten no tener que estar pendiente de recordar tantas cosas en el día a día, y además se integran todas entre ellas perfectamente. Sin duda son herramientas que aumentan la productividad drásticamente.

¿Qué recomendarías a quienes empiezan a teletrabajar?

Lo primero de todo, crear un espacio y unas rutinas de trabajo. Trabajar desde casa es “muy guay”, pero requiere de un esfuerzo extra para no disminuir la productividad debido a las muchas distracciones que podemos tener.

En mi caso lo que ha funcionado es crear un espacio de trabajo exclusivo, es decir, un lugar donde sólo trabaje. Puede ser una pequeña habitación se si tiene o un espacio en cualquier rincón de la casa. Lo importante es que ese lugar sólo se use para trabajar.

En segundo lugar, crear unas rutinas de trabajo, empezando por un horario estricto en el que uno debe estar trabajando, y una vez que acabe ese horario, abandonar el puesto de trabajo y hacer vida normal.

Cuando llevas un tiempo, ya aprendes a gestionar tu tiempo y puedes permitirte salir a comprar a media mañana por ejemplo, pero al principio es fundamental crear esas rutinas y seguirlas para diferenciar bien el tiempo de trabajo del de ocio.

Por último, no tener miedo en invertir en aplicaciones o servicios que nos resulten útiles para nuestra actividad. Es fácil caer en el “todo gratis”, pero en muchos casos, las mejoras que obtenemos a cambio de pequeñas cantidades de dinero, son tremendas.

Borja Girón:

¿Qué herramientas de productividad utilizas?

La herramienta de productividad más potente que uso es el calendario de mi móvil. ¡Gratis y viene ya instalada en el móvil!

Me apunto todas las tareas que he detectado que tengo que hacer a diario y que impactan de forma directa en mi negocio generando ingresos.

Estas tareas las tengo configuradas para que aparezcan unos días de la semana a la misma hora.

Son por ejemplo: escribir un post estratégico en mi blog, crear un vídeo para YouTube, responder con un vídeo personal a nuevos seguidores de Instagram, crear lecciones para los alumnos o grabar episodios de mis podcasts.

Por otra parte, el resto de tareas que van surgiendo también las apunto en el momento que surgen o se me ocurren. Las añado para el mismo día o para próximos días dependiendo de los huecos que tenga.

Esto me permite levantarme cada día teniendo todo planificado. Además reviso los días anteriores por si hay algo que no haya hecho y así puedo repasar toda mi semana fácilmente.

Si algo no me da tiempo sólo tengo que arrastrar esas tareas a próximos huecos.

¿Cómo han mejorado tu trabajo?

Esta sencilla técnica la llevo haciendo desde hace años y me permite no olvidarme de las cosas, además de liberar mi mente porque sé que tengo todo escrito.

Y todo esto me permite ser tremendamente productivo. Tengo bastantes proyectos, 8 podcasts, cuenta de Instagram con más de 15 mil seguidores y un canal de YouTube  con más de 12 mil.

¿Qué recomendarías a quienes empiezan a teletrabajar?

Organizarse lo mejor posible y detectar las tareas importantes.

Lugar de trabajo ordenado, con luz natural, móvil en modo vuelo al realizar tareas importantes, no ver la tv, dormir y alimentarse bien.

También acabar la ducha con agua fría para activarse.

Christian Delgado von Eitzen

Mis recomendaciones personales a la hora de teletrabajar, como está ahora de moda decir, o directamente, trabajar desde casa o el despacho están muy basadas en mis gustos y necesidades concretas y no responden a ninguna investigación o encuesta entre varias fuentes que pueda avalar su rigurosidad, pero sí puedo decir que hace más de 20 años que desarrollo proyectos a distancia (algunos contigo, Claudia, como bien sabes) y, por eso, puedo afirmar tener una cierta experiencia y que la situación que nos ha tocado vivir no es para nada nueva para mí por lo que al “teletrabajo” respecta.

Desde el punto de herramientas ofimáticas, sigo prefiriendo sin duda y confío en Microsoft Office legal con licencia. Hay otras soluciones open source o gratuitas, pero en mi caso no me compensa por cuestiones de operatividad, compatibilidad e, incluso, por estar al día de las novedades de Office, ya que también doy formación de Ofimática en diferentes cursos.

Las copias de seguridad en la nube, siempre que no sean datos muy confidenciales, las hago en OneDrive o Dropbox por si le pasa algo al equipo. Es clave tener la información bien ordenada por carpetas para no perder tiempo en encontrarla, aunque esto es así también en el trabajo no-remoto.

Como herramienta de comunicación prefiero seguir usando el correo electrónico personal bien organizado y ordenado por carpetas.

Me resulta especialmente útil en Windows el historial del portapapeles en Windows 10 y es que desde hace unos meses, lo uso muchísimo y me ahorra mucho tiempo al día.

También en estos días he tenido que conectarme a Internet usando el móvil desde el PC en algunos casos por cuestiones de velocidad de conexión, y por eso ya tengo configurada la Wi-Fi que comparte el móvil para ahorrar datos móviles en Windows 10.

No uso mucho la videoconferencia, pero cuando lo hago, uso Zoom desde hace unos 3-4 años, así como Skype puntualmente. Como herramienta de colaboración hace un año aproximadamente que uso Microsoft Teams.

Huyo de Google y de todos sus programas y servicios. No me ofrecen ninguna confianza ni los recomiendo (en especial Google Chrome, prefiero Firefox o el nuevo Microsoft Edge que va muy muy bien y se ha convertido en mi navegador por defecto sin nada que envidiar a Chrome o, en el peor de los casos Chromium), aunque cada cual tiene sus preferencias.

Para intentar no distraerme (igual en teletrabajo que en trabajo presencial) intento no hacer demasiado caso al móvil más que en momentos puntuales e, incluso, activo el modo no molestar en el iPhone o Android cuando necesito estar concentrado. 

En Windows 10 también a veces activo el modo no molestar (ubicado en la esquina inferior derecha, al lado de la hora, en el panel que se despliega bajo el apartado de “Asistente de concentración).

Uso últimamente mucho más WhatsApp web con combinaciones de teclas para WhatsApp y el asistente de concentración evita que me notifiquen nuevos mensajes cuando quiero estar concentrado y no me distraigan.

No utilizo otros programas de gestión del tiempo. Las tareas y cometidos están en una nota de OneNote o en el calendario.

El calendario que uso es el de iCloud integrado con el cliente de Outlook, con el panel de control de iCloud, por lo que todos los contactos y eventos de la agenda los tengo en el smartphone y en el Outlook.

Es importante intentar separar el tiempo de trabajo del de descanso, y más cuando se está en casa, por lo que conviene informar, si hay más personas en casa, de cuál es el horario de trabajo y cuándo se está, por ejemplo, en reuniones para que no “distraigan”.

El tiempo de trabajo es tiempo de trabajo y cuanto más productivo se sea, antes se pueden terminar las tareas. Eso sí, no es fácil a veces, ya que la tentación de ponerse a hacer otras cosas o distraerse enlazando una cosa con la otra, es fácil y más si, al estar en casa, no se tiene una hora “fija” de salida, pero recomiendo emplear el tiempo de actividad para avanzar y así luego, en la medida de lo posible, poder desconectar.

Dani Serrano

¿Qué herramientas de productividad utilizas?

  • Asana
  • Google Calendar
  • Toggl (recomiendo versión escritorio)

¿Cómo han mejorado tu trabajo?

Para mi son esenciales, saber en todo momento qué tareas tengo que hacer en cada momento.

Divido mi organización en 2 momentos:

  • Momento de organizar: donde necesito una visión global de la semana y de las tareas que tengo, muy importante la estimación de tiemp oque me van a llevar.
  • Momento de hacer: lo único importante en ese momento es lo que tengo que hacer ahora, no importa lo que tengo que hacer dentro de 2 h.

¿Qué recomendarías a quienes empiezan a teletrabajar?

Recomiendo que prueben muchas y que se queden con pocas. La herramienta se debe adaptar a tu metodología de trabajo y no al revés. otro tema es que tu metodología de trabajo vaya cambiando con el tiempo.

Fátima Martínez:

¿Qué herramientas de productividad utilizas?

Utilizo Workplace casi para todo lo que tenga que ver con trabajos en equipo y por supuesto en remoto, porque solemos trabajar así habitualmente.

Esta herramienta de Facebook integra prácticamente todas las herramientas que en otras empresas se utilizan individualmente, como chat individual de grupo, video chat, video conferencias.

Podemos trabajar por proyectos y equipos concretos en grupos públicos, privados e incluso ocultos. Lo tenemos enlazado con One Drive, Google Drive, Dropbox… de tal manera que podemos trabajar en un mismo documento en la nube sin salir de la plataforma.

Cuando trabajamos con equipos de otras empresas o proveedores, les integramos en un grupo de Workplace y así podemos intercambiar información y documentos.

Para realizar Webinars abiertos o video conferencias externas solíamos utilizar Zoom, pero ante los problemas de seguridad que han surgido estos últimos días con esta herramienta hemos vuelto a utilizar Skype que continúa funcionando perfectamente. En algunas ocasiones hemos utilizado GoToWebinar.

Para comunicarnos con clientes utilizamos WhatsApp Business y a muchos de ellos también los atendemos por redes sociales.

¿Cómo han mejorado tu trabajo?

El trabajo en estos días ha variado sustancialmente, ya que por una parte se han interrumpido las clases y conferencias presenciales que teníamos previstas y por otra muchos clientes han parado su actividad, pero nosotros no nos hemos detenido y nos hemos volcado en la formación online preparando nuevos cursos que lanzaremos en los próximos días y participando activamente en Webinars y emisiones en directo que puedan servir durante este tiempo a las personas que están en sus casas y sigan avanzando en sus conocimientos.

¿Qué recomendarías a quienes empiezan a teletrabajar?

A las personas que están empezando a teletrabajar les recomendaría sobre todo organización.

Al principio es muy difícil enfrentarse a una casa que no suele está preparada para el teletrabajo continuo. Ahora tenemos que convivir muchas horas con nuestra familia, por tanto, hay que organizar bien los horarios y los espacios con los que contamos.

Como recomendaba en el post de “organización, gestión del tiempo y herramientas”, es esencial comenzar el día con una serie de rutinas que no debemos perder. Hemos de pensar con el chip del trabajo. Es decir, levantarse temprano, ducharse y quitarse el pijama es esencial.

Hacer la cama, desayunar en familia y a partir de aquí comienza la jornada laboral. Los niños deben estar focalizados a realizar sus tareas del colegio o seguir sus clases online mientras nosotros trabajamos. Así también evitamos que nos interrumpan.

Hay que tener previstas las comidas que vamos a realizar durante la semana, de este modo no nos pillará la hora de comer como un caos.

También hay que familiarizarse con las herramientas que tenemos a nuestra disposición para poder estar en contacto con nuestros jefes y compañeros y continuar con el trabajo que solíamos realizar.

Cada empresa es un mundo y no todas cuentan con herramientas para que los empleados puedan trabajar en remoto.

Llevamos años ayudando a las empresas en su transformación digital y las que lo han previsto, ahora tienen todo mucho más fácil y están preparadas.

Para los que se encuentren un poco perdidos les recomendaría ponerse al día con las herramientas más sencillas y fáciles de utilizar que además en su mayoría son gratuitas.

Y algo que no hay que olvidar es que las jornadas de trabajo han de tener un principio y un fin.

Muchas veces al teletrabajar perdemos la noción del tiempo y trabajamos muchas más horas de las debidas o por el contrario nos despistamos porque al estar online mezclamos temas personales (como el email o las redes sociales) con temas profesionales y al final terminamos procrastinando.

Cada actividad tiene su tiempo, hay que dedicarse por completo al trabajo cuando sea la jornada laboral y desconectar por completo una vez que haya finalizado sin alargar jornadas interminables.

Por último es imprescindible que cada uno tengamos unas horas para nosotros mismos. Sea para hacer ejercicio, meditar, leer un libro, continuar el aprendizaje o simplemente tumbarse en un sofá a ver una película.

La carga mental de estos tiempos es importante así que recomiendo que en lo posible no se queden enganchados viendo todo el informativos, ruedas de prensa o whatsapps que intoxican la mente.

Hay que estar informado de fuentes solventes pero intentar desconectar lo máximo posible para centrarnos en cada momento en lo que tenemos que hacer.

Guillermo Rodríguez:

¿Qué herramientas de productividad utilizas?

Tengo en el móvil y en el ordenador muchas pero las que más utilizo y que diariamente están conmigo son:

Google Calendar (Plan diario, Mensual y trimestral)

Notas de Apple

Slack (Grupos de trabajo, paso previo en la comunicación en los grupos de trabajo: Slack-Email-Llamada )

Trello (Gestión de proyectos)

Kit & Pin (By Shopify) mis asistentes de Marketing virtual, vamos mi mano derecha.

Omvana (Para el cuidado de mi salud mental y espiritual diaria)

Strava y Polar Flow (Seguimiento de mis entrenamientos)

NannyFy (Gestión de actividades para mis hijos en tiempos de Covid-19)

¿Cómo han mejorado tu trabajo?

Han mejorado mi trabajo y mi vida por supuesto. Un emprendedor tiene demasiados frentes abiertos, todo es urgente ó así lo parece, con lo cual las herramientas me ayudan a definir lo que es realmente importante, priorizarlo, ponerlo en un plan con tiempos y plazos ponerlo en agenda,  para de esta forma poder ir alcanzando poco a poco los objetivos que te planteas sin frustarte en el camino, debido a que vas monitorizando, realizando un seguimiento a todo aquello que haces. 

Para mi definir objetivos, tener un plan, es básico. A partir de allí organizar, delegar y actuar es la clave del éxito. Por supuesto el espacio para el cuidado de mi salud es fundamental, de hecho es lo más prioritario, al punto que es lo primero que hago en el día, después todo lo demás.

¿Qué recomendarías a quienes empiezan a teletrabajar?

Lo primero que tiene que entender una persona que teletrabaja (desde casa por ejemplo ó desde cualquier espacio) es que aunque se encuentre fuera del puesto habitual de trabajo, también deberá definir un horario de trabajo y cumplirlo.

Otro aspecto importante es la organización, planificación ó lo que es lo mismo QUÉ TENGO QUE HACER  y CÓMO LO VOY A HACER.

Teletrabajar en por ejemplo 3-4 bloques de 90 minutos cada uno muy enfocado en tareas muy concretas puede ayudar a conseguir tus objetivos de trabajo, colocando las más complejas al principio y dejando para el final las menos complejas.

Ya para finalizar y cómo no, una ACTITUD OPTIMISTA, abrazar el caos en cada momento pero con la absoluta certeza de saber hacia donde se desea ir es mi recomendación final para todas las personas que comienzan a teletrabajar.

Javier Moral:

¿Qué herramientas de productividad utilizas?

Mi principal herramienta de productividad es Google Calendar. Todo está  ahí.. desde los periodos de ejercicio, las comidas o incluso los momentos de ocio o reuniones con amigos.

Utilizo mucho la metodología de timeblocking para definir bloques específicos y huecos para el resto de tareas que voy asignando. Cuesta un poco ser metódico en su utilización, pero a mi me ha cambiado radicalmente la forma de aprovechar el tiempo y tener todo controlado.

Para organizarme con mi equipo he utilizado Trello, pero hace unos meses descubrí Meistertask y es una maravilla.. muy sencilla de utilizar e intuitiva.

Todos los miembros del equipo organizamos las tareas, y en cada momento sabemos en qué  situación se encuentran y es mucho más fácil organizar, delegar y delimitar tiempos.

Se integra perfectamente con otras herramientas de automatización como Zapier o Google Calendar (con la cual se sincroniza perfectamente)

Para mis notas y recordatorios utilizo la herramienta gratuita de Google Keep. Es genial para esas notas rápidas, locuras que se te ocurren, e incluso para hacer una lista de la compra o una lista de equipaje habitual si viajas mucho.

Se puede también sincronizar con otras personas, por lo que se convierte en una herramienta totalmente colaborativa y actualizada en el momento.

¿Cómo han mejorado tu trabajo?

Si emprendes y estás además enfrascado en mil proyectos diferentes como yo, además de los temas familiares y personales tu vida se convierte en un caos.. como he comentado, mi mejor herramienta es la más sencilla Google Calendar, que me ha ordenado la vida.. y el resto de herramientas me ayudan a optimizar tiempo y recursos.

Sobre todo a liberar mi mente, ya que en lugar de guardarlo lo puedo “echar” a un repositorio y recuperarlo más tarde cuando quiera o defina en mi calendario.

Antes tenía todo mezclado y ahora he conseguido tener más tiempo y aprovechar mucho más cada apartado del día (profesional o personal)

¿Qué recomendarías a quienes empiezan a teletrabajar?

Lo principal es mantener o comenzar una rutina diaria. Lo peor, cuando empecé  a emprender y trabajaba en casa era el mezclar la vida personal y la profesional.

Intenta buscar un hueco que sea “solo tuyo”, a ser posible un lugar o habitación diferente de donde realizas otras actividades (como la habitación donde duermes o el comedor de casa, aunque no siempre es posible y menos ahora).

En mi caso lo que más me ayuda es hacer ejercicio a primera hora de la mañana, pegarme una ducha y vestirme como si fuera a ir a trabajar a la oficina.

Tienes que definir tus horarios para comer, cenar, descansar y una hora determinada de cierre.. y lo que sea hasta mañana.

Si sigues estos consejos verás que es mucho más fácil organizarse. Por eso la importancia de empezar a utilizar Google Calendar a tope 😉

Laura Ferrera:

¿Qué herramientas de productividad utilizas?

Si bien me gusta tener una agenda en papel, siempre uso Google Calendar porque me permite recordar y planificar todo lo que tengo que hacer.

Pomodo la uso cuando necesito activar la concentración y poner foco en períodos cortos de tiempo.

Otra herramienta indispensable es Google Drive, ya que me permite trabajar en la nube y compartir documentos.

Sinnaps para gestionar proyectos.

Google Keep es una especie de pizarra para guardar notas que me permite almacenar notas de audio, enlaces e imágenes en un solo lugar.

¿Cómo han mejorado tu trabajo?

Google Calendar me ayuda a recordar todo. Las nuevas tecnologías son necesarias y debemos hacer buen uso de ellas, pero nos han hecho perder memoria. Para mí es una de las herramientas que más me ayuda en mi vida personal y profesional.

Con Pomodoro consigo administrar mejor mi tiempo, ser más productiva y evitar hacer varias tareas a la vez. Utilizo esta herramienta cuando tengo que hacer un trabajo donde impera la concentración, por ejemplo cuando escribo un artículo o mejoro los textos de una web.

Google Drive es un imprescindible para compartir documentos con mis alumnos, con mis clientes y es hace sencillo trabajar online.

Sinnaps me ayuda a gestionar proyectos, a mantener mi motivación alta y a organizar mejor mis tareas.

Google Keep es una herramienta que la uso para guardar aquellos artículos que veo por la red y quiero leer después. Además grabo notas de audio con tareas que voy a hacer más tarde o con ideas que me van surgiendo si voy caminando por la calle.

¿Qué recomendarías a quienes empiezan a teletrabajar?

Algunas cuestiones a tener en cuenta cuando comienzas a teletrabajar desde mi punto de vista son:

  1. Fijarse un horario, ya que es muy fácil trabajar de más si estás en casa.
  2. Establecer una agenda donde se planifiquen las tareas a realizar a diario.
  3. Mantener a raya el nivel de autoexigencia, es decir ser realistas con las tareas planificadas y evitar sobrecargarse de trabajo.
  4. Adaptar un espacio de tu casa para ti. Quizá no dispongas de espacio físico para poner un escritorio, pero siempre puedes colocar una mesa en tu habitación si fuese necesario para evitar distracciones si tienes que compaginar el teletrabajo con la familia.
  5. Recuerda que primero lo importante, luego lo urgente. La mayoría de las veces lo urgente puede esperar.
  6. Encuentra un equilibrio entre la familia y el teletrabajo. En este momento de confinamiento en que los pequeños y adolescentes están en casa, probablemente sea más difícil concentrarse en las tareas planificadas porque surgen interrupciones. Asignarles tareas para que ellos hagan mientras tú teletrabajas es una solución. Explícales que eviten interrumpir a cada rato y así puedes terminar más rápido y dedicarle el tiempo que necesiten.

Con organización, disposición y paciencia es posible conciliar la vida laboral con la familiar mientras realizas teletrabajo.

Marco Antonio del Olmo:

¿Qué herramientas de productividad utilizas?

  1. Gestión de agenda: Utilizo una app es IOS para iPhone que se sincroniza con Evernote: Awesome note 2. Centraliza los recordatorios y calendario de IOS con las notas de Evernote para que sea fácil crear una tarea y poder gestionarla. Se sincroniza con todos los dispositivos que tengas
  2. Por supuesto Evernote que sirve de copia de seguridad se tareas y notas.
  3. Para la emisión de facturas utilizo una aplicación profesional llamada A3Ges que contabiliza y crea automáticamente las facturas. Se contabilizan automáticamente en A3Eco.
  4. Una app para contabilizar el tiempo invertido en cada tarea: Pomodoneapp que se sincroniza con gestores de tareas tipo Asana o Trello.
  5. Trello: donde traslado los proceso productivos paso a paso. Allí quedan guardados para recordar cómo se hicieron o asignarlos otras personas que los realicen posteriormente.
  6. Whatsapp se ha hecho imprescindible para una comunicación directa con las personas, ya sean clientes o proveedores.
  7. Pocket: guarda artículos web para ser vistos posteriormente. Puedes incorporar etiquetas para hacer filtros.
  8. Youtube: sobre todo para consultar tutoriales.

¿Cómo han mejorado tu trabajo?

Hoy en día es importante estructurar tu tiempo en la medida de tus posibilidades. Poder discriminar entre tareas prioritarias y secundarias así como poner el foco en una tarea es el mayor objetivo al usar estas herramientas siempre y cuando se usen con cabeza.

Si deseo realizar una determinada tarea tengo claro que debe haber sido agendada, debemos medir el tiempo empleado y debemos facturarla, y para ello no puedo estar pendiente del whatsapp al mismo tiempo.

¿Qué recomendarías a quienes empiezan a teletrabajar?

Comenzar poco a poco. Todo depende de qué nivel partes, pero sobre todo creo que es muy importante analizar lo que realmente es importante y lo que puede esperar.

No sobrecargues tu tiempo de trabajo. Si lo haces deberás aprender a delegar o en su defecto saber decir NO. Tu eliges. Ten en cuenta que lo más importante para desarrollar una tareas no son las aplicaciones sino tu mismo.

Si tu fallas, de nada sirven las herramientas. Hay que saber reconocer aquellas emociones que puedan invadirte en momentos tensos y apartarlos de tu mente. No ayudan en nada.

Una actitud sosegada te dará un punto de vista más afín a tu personalidad evitando verte arrastrado por la emoción del momento. Tener en cuenta que las emociones fuertes (ya sean buenas o malas), pueden anular tu inteligencia. En resumidas cuentas, intentar mantener la cabeza fría en todo momento.

Noemí Vico

¿Qué herramientas de productividad utilizas?

Por mi trabajo estoy en contacto con muchos clientes de diferente tipo (multinacionales, pymes y personas individuales) y nivel de competencia digital muy diferente por lo que es esencial para mí tener una visión general de todas las herramientas de productividad disponibles para adaptarme a cada uno de ellos.

Además, como autónoma y mamá de mellizos, la organización y productividad es esencial para poder gestionar mi día a día. Han mejorado mi trabajo sustancialmente, todo sería mucho más difícil sin ellas (a nivel de productividad y de estrés)

A nivel de organización general me gusta mucho Trello por su sencillez y por la potencia de su versión gratuita. Me permite visualizar las tareas, gestionar su flujo y poder tener proyectos en diferentes tableros con diferentes equipos de trabajo.

Gran parte de las conversaciones sobre proyectos las llevo a cabo en las mismas tarjetas de las tareas para evitar tener contenedores de información diferentes y perder algún dato. Además, Trello se combina muy bien con todo el pack de Google por lo que para mí es esencial a nivel de productividad.

En mi caso trato de que mi “to do list” esté volcada en Trello también para evitar la multiplicidad de dispositivos para contener información y olvidarme de algo. Hay aplicaciones muy útiles para esto (Google keep, Evernote, Remember the milk, Wunderlust – Microsoft to do o Todoist, por ejemplo) pero, en mi caso, no me resulta operativo utilizar tantas herramientas a la vez porque pierdo el foco.

Otro de mis imprescindibles para la organización diaria es el Google calendar, ¡no puedo vivir sin él! Me ayuda a no olvidarme de nada y suelo compartirlo con mis colaboradores habitualmente para garantizar transparencia profesional y a nivel personal porque la conciliación también es importante para mí.

Como gestor documental utilizo habitualmente Google drive ya que tiene gran capacidad de almacenamiento y permite que varias personas trabajen en remoto y de forma colaborativa en un mismo documento (y hacer comentarios del mismo) para evitar los continuos envíos con versiones diferentes por correo electrónico (y más cuando son documento de gran tamaño). Si mis clientes no lo utilizan habitualmente me adapto a ellos intercambiando archivos en OneDrive, WeTransfer o Dropbox.

A nivel de comunicación, me suelo adaptar al canal preferido de mis clientes y evitar la sobrecarga de mensajes y spam para que no interfieran en la productividad. Utilizo el correo electrónico y las tarjetas de Trello y, para mensajería más rápida, Slack o Whatsapp, generalmente.

Para videoconferencias suelo utilizar Zoom habitualmente, también Hangouts de Google o Teams. Estas herramientas también permiten hacer webinars sencillos, sesiones individuales o encuentros con alumnos por lo que son bastante versátiles.

Cuando se trata de formación, algunas plataformas interesantes en las que suelo trabajar son Go to webinar, Blackboard, Moodle (muy básico pero interesante al ser open source) y diferentes plataformas LMS corporativas con funcionalidades muy similares y con mucha potencia para proporcionar experiencias formativas interesantes.

Se pueden combinar con gamificación con herramientas gratuitas como Kahoot o Mentimeter y cualquier herramienta para hacer mapas mentales (Freemind, Mindmeister o Xmind, por ejemplo).

Por mi trabajo, he tenido la suerte de trabajar de forma colaborativa y en remoto desde hace años por lo que he intentado probar diferentes herramientas que ahora me hacen la vida mucho más fácil, ¡espero que os sirvan estas ideas!

¿Qué recomendarías a quienes empiezan a teletrabajar?

Mi máxima a la hora de elegir una herramienta es que esté al servicio de las personas y no al revés, que verdaderamente signifique un apoyo a su día a día y que sea fácil de incorporar a la rutina diaria sin incurrir en más trabajo.

Teniendo en cuenta cómo somos cada uno y nuestro contexto personal, debemos que preparar un entorno productivo propio con las cosas que a cada uno nos sirvan.

Recomendaría que se empiece poco a poco a probar cosas, ¡no todo a la vez! También, que se pida ayuda porque la explicación de cómo funciona una herramienta es más sencilla cuando te la cuentan que cuando intentas aprender solo 

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